만약 업무 중 특정 사건으로 인해 경위서나 시말서를 써야 한다면 어떻게 하면 좋을까요? 경위서와 시말서는 상황을 정리하고 자신의 입장을 전달하기 위한 중요한 문서입니다. 이러한 문서를 잘 작성하는 법에 대해서 아래를 읽어보시면 도움이 될 거예요.
경위서와 시말서의 차이점
경위서
– 목적: 특정 사건이나 상황의 배경과 과정을 설명하기 위해 작성된 문서에요. 사건이 어떻게 발생했는지 자세히 기술하죠.
– 사용 상황: 주로 직장 내 사건 사고 발생 시 사용되고, 관리적인 측면에서 사건을 정리하는 데 적합해요.
시말서
- 목적: 자신의 견해나 감정을 표현하는 문서에요. 개인의 입장에서 사건을 해명하거나 변명하는 데 집중하죠.
- 사용 상황: 규정 위반이나 업무 중 감정적인 반응 등을 정리할 때 사용돼요.
이렇게 두 문서는 모두 사건의 설명을 포함하지만, 경위서는 객관적이고 전문적인 관점이 강조되고, 시말서는 주관적인 감정과 입장을 담고 있답니다.
경위서 작성법
- 제목: 명확히 ‘경위서’라고 씁니다.
- 발신자 및 수신자 정보: 작성자와 해당 문서를 받는 사람의 정보를 기입해요.
- 경위 설명:
- 배경: 사건이 발생한 이유를 간략히 설명해요.
- 사건의 경위: 사건 발생 날짜와 시간, 장소, 전개 과정을 자세히 서술하죠.
- 결과 및 영향: 사건으로 인한 결과와 영향을 명확히 기술해요.
- 결론 및 대책: 개인의 생각과 향후 예방책을 제안합니다.
- 날짜 및 서명: 마지막으로 문서 작성일과 서명을 추가해요.
주의 사항
- 객관성: 사실에 기반해서 설명해야 해요.
- 명확성: 이해하기 쉽게 정리해야 하고요.
- 간결성: 핵심적인 사항 중심으로 써야 해요.
경위서 작성 예시
발신자 정보
이름: 홍길동
직위: 팀장
연락처: 010-1234-5678
수신자 정보
이름: 김철수
직위: 부서장
- 사건 배경: 2024년 1월 7일, 회사 내 서버실에서 전원 공급 장치 문제가 발생했습니다.
- 사건의 경위: 오전 10시경, 서버실 이상 신호 감지 후 점검했습니다.
- 결과 및 영향: 약 1시간 30분 동안 내부 네트워크와 시스템이 중단되었습니다.
- 결론 및 대책: 서버실의 전원 공급 장치 정기점검 필요성을 인식하고, 매월 첫째 주에 점검할 것을 제안합니다.
작성일: 2024년 1월 8일
서명: 홍길동
시말서 작성법
- 제목: 문서의 제목을 ‘시말서’로 명시합니다.
- 개인 정보: 이름, 직위, 부서 정보를 기록해요.
- 사건 개요:
- 발생 일시 및 장소: 사건 발생 시각과 장소를 명확히 해줍니다.
- 사건 내용: 사건의 내용을 간단히 서술해요.
- 본인의 입장: 사건에 대한 나의 생각을 서술합니다.
- 사과 및 반성: 잘못을 인정하고 사과의 내용을 담습니다.
- 향후 계획: 재발 방지를 위한 계획을 제안합니다.
- 날짜 및 서명: 작성 일자와 개인 서명을 추가합니다.
주의 사항
- 진솔함: 잘못을 솔직히 인정해야 해요.
- 명확성: 사건 설명은 이해하기 쉽게.
- 책임감: 자신의 행동에 대한 책임을 느끼고 적어야 해요.
시말서 작성 예시
이름: 홍길동
직위: 사원
부서: 영업팀
- 발생 일시 및 장소: 2024년 1월 10일 오후 3시, 회사 회의실
- 사건 내용: 회의 중 감정적으로 반응했던 사건에 대해 설명합니다.
- 본인의 입장 및 설명: 스트레스 상황에서 감정을 제대로 표현하지 못한 점을 인정합니다.
- 사과 및 반성: 참석자에게 불편 끼친 점 진심으로 사과합니다.
- 향후 계획: 상사와의 소통으로 스트레스 관리를 하겠다고 다짐합니다.
작성일: 2024년 1월 11일
서명: 홍길동
자주 묻는 질문 (FAQ)
경위서는 언제 작성하나요?
경위서는 주로 조직 내 사건 사고 발생 후 그 상황을 정리하고 설명하기 위해 작성해요.
시말서 작성 시 가장 중요한 점은 무엇인가요?
시말서는 자신의 잘못을 진솔하게 인정하고 반성의 자세를 담는 것이 가장 중요해요.
경위서와 시말서의 길이는 어떻게 되나요?
둘 다 상황에 따라 다르지만, 핵심적인 내용 요약이 중요하며 너무 길어지지 않는 것이 좋아요.
작성 후 검토는 어떻게 하나요?
작성한 후 최소 하루 정도 두고 검토하면 더욱 차분하게 객관성을 유지할 수 있어요.
이런 기본적인 경위서와 시말서 작성법을 따르면 보다 정확하고 효과적으로 사건을 정리할 수 있어요. 문서화하는 과정이 많이 도움이 될 거라 확신한답니다.